Skip to content
kh slide show
پورتال برای تسهیل جریان ایده ها PDF چاپ نامه الکترونیک
نوشته شده توسط همفکری دات کام   
پنجشنبه ۰۲ دی ۱۳۸۹ ساعت ۱۹:۵۰

موضوع بحث در مورد یک شرکت ساختمانی-عمرانی است. عمر شرکت در حدود 8 سال است. در سال های ابتدایی شروع حدود 5 نفر پرسنل داشته است. سالانه دو پروژه در شرکت اجرا شده است. پروژه های شرکت از کیفیت مطلوبی برخوردار است. این باعث شده است شرکت در چند سال اخیر بتواند سفارش پروژه های بزرگتری را از کارفرمایان دریافت نماید. تعداد پرسنل به حدود 30 نفر افزایش یافته است. روال های کاری کماکان با کیفیت اجرا و کنترل می شود. پروژه های تحویل داده شده در زمان مناسب و مطابق نیازهای کارفرما است. می توان گفت که شرکت پروژه-محور می باشد و فعالیت ها و نیروهای خود را بر اساس پروژه های خود سازماندهی می کند.

تجربیات پروژه : برای هر پروژه جلسات داخلی مختلفی برگزار می شود. در خلال هر پروژه اطلاعات، اسناد و ایده های مختلفی جاری می باشد. سوالات و ابهامات مختلفی در خلال انجام پروژه برای دست اندرکاران ایجاد می شود که به مرور توسط سرپرستان و مدیران پروژه حل می شود. همواره تصمیمات مختلفی در هر پروژه اتخاذ می شود که با توجه به شرایط وقت دلایل توجیهی خاص خود را دارند. محصولات و موارد اولیه مختلفی برای پروژه انتخاب می شوند. کنترل های مختلفی صورت می گیرد. قسمت هایی از پروژه از همه مهمتر است که بیشتر به آن توجه می شود. وظایف و فعالیت های مختلفی برای افراد تعیین می شود. نقشه ها و اسناد پروژه دفعات مختلف ویرایش می شوند تا نهایی شوند. استعدادهای جدیدی ممکن است در پروژه یافت شوند. تا اینکه بالاخره پروژه به نحو مطلوبی پایان می یابد. تمامی مواردی که ذکر شد به صورت تجربه هایی درخواهد آمد که در پروژه های بعدی مورد استفاده قرار خواهد گرفت. این تجربیات ارزش افزوده ای است که برای شرکت ایجاد شده است که به مرور زمان پخته تر و بالغ تر خواهند شد.

دغدغه ثبت تجربیات پروژه : پس از انجام پروژه های مختلف در شرکت و در کنار این موفقیت ها، دغدغه جدیدی برای مدیر شرکت ایجاد شده است. آنچه او را به فکر واداشته این است که در پروژه های جدید، به خوبی از تجربیات گذشته استفاده نمی شود. برخی از تجربیات به فراموشی سپرده می شود. هنگامی که افراد پروژه تغییر می کنند، تجربیات آنها هم به همراه آنها منتقل می شود. برخی از تصمیمات و انتخاب هایی که در پروژه های قبلی گرفته شده است، مشخص نیست به چه دلیلی بوده است. مدیر شرکت احساس می کند در پروژه های جدید مجبور به تکرار راه پیموده می باشد، در حالیکه می توانست از تجربه های قبلی بهتر استفاده کند. او آرزو می کند که ای کاش در پایان هر پروژه، علاوه بر محصول نهایی، در کنار آن مجموعه تجربیات، اسناد و اطلاعات مختلف پروژه هم حاصل می شد. آنگاه امکان استفاده از آن در پروژه های بعدی وجود داشت و همچنین امکان انتقال این تجربیات به افراد جدید در پروژه های جدید وجود داشت. آنگاه افراد جدید می توانند در کمترین زمان با پروژه جدید و فرهنگ کاری شرکت همراستا شوند. از طرفی می توان مطمئن بود که بخشی از تجربیات افراد با انتقال یا خروج آنها از پروژه از دست نخواهد رفت.

دغدغه محیط کاری مشترک : مساله دیگری که در پروژه ها برای مدیر شرکت دغدغه شده است، محیط کاری مشترک برای افراد درگیر در پروژه شده است. افراد مختلفی در پروژه ها درگیر هستند. محیط کاری این افراد لزوما یک جا نمی باشد. ممکن است برخی در دفتر کار کنند و برخی دیگر در کارگاه. اما آنها بر روی یک پروژه مشترک کار می کنند. طراحی و مهندسی در کارگاه صورت می گیرد و اجرا و کنترل در کارگاه. ارتباط تنگاتنگ بین کارگاه و دفتر کمک موثری به بهبود پروژه می نماید. برای ایجاد هماهنگی بیشتر جلسات مشترکی برگزار می شود و اطلاعات مختلف بروز می شود. از طریق مکاتبات و پست الکرتونیک هم اطلاعات مختلفی رد و بدل می شود. سوال اینست که ایا می توان بستر مشترکی برای کار بر روی پروژه یجاد نمود؟ به گونه ای که افراد در آن محیط بتوانند فارغ از محدودیت های زمانی و مکانی اطلاعات و دست آوردهای خود را به اشتراک بگذارند؟ اگر اینچنین بستری وجود داشته باشد آنگاه مسیر تبادل اطلاعات پروژه سرعت بیشتری خواهد یافت. افراد درگیر در پروژه به سرعت از آخرین اطلاعات و تغییرات پروژه مطلع خواهند شد.

راه حل : راه حل های مختلفی برای رفع نیازهای فوق وجود دارد. راه حلی که در اینجا پیشنهاد می شود استفاده از فناوری اطلاعات می باشد. نیازهای فوق قبلا وجود داشته است و همواره شرکت های فناوری در فکر یافتن راه حل برای آن بوده اند. برای این منظور محصولات و فناوری های مختلفی ایجاد شده است. برای انتخاب هر محصول باید هزینه و زمان لازم برای آنرا سنجید و سهولت کار با آن را بررسی نمود. یکی از فناوری های مناسب برای نیل به این هدف در زمان مناسب فناوری شیر پوینت متعلق به شرکت مایکروسافت می باشد.

تکنولوژی پیشنهادی همفکری دات کام :

ایجاد پورتال سازمانی با استفاده از فناوری MicroSoft SharePoint

شیر پوینت یک محیط کاری مجازی ایجاد می کند. برای هر پروژه می توان یک سایت ویژه تشکیل داد. افراد دخیل در پروژه از طریق اینترنت و با استفاده از نام کاربری و کلمه عبور وارد محیط پورتال می شوند. در محیط پورتال ابزارهای آماده مختلفی برای مدیریت بهتر پروژه وجود دارد. در این محیط افراد مختلف درگیر در پروژه از آخرین اعلانات پروژه مطلع می شوند. می توانند نظرات خود را بیان کنند. می توانند سوالات خود را بیان کنند و پاسخ های آنرا دریافت کنند. می توانند تجربیات برتر پروژه را ببینند. طراحان می توانند نظر پیاده سازان را ببینند و بالعکس. آخرین تصمیمات پروژه و دلایل آن اعلام شود. اسناد مختلف پروژه ر این محیط ارائه می شود. آخرین نسخه اسناد در اختیار افراد مرتبط قرار می گیرد. همانطور که از نام آن پیداست محیطی برای اشتراک گذاری می باشد. در واقع شیر پوینت امکان کار مشترک فراهم می آورد. به این معنا که ارتباطات از حالت تک به تک بیرون آمده و به صورت جمعی مطرح می شود. موارد پروژه به اشتراک گذاشته می شود و تمامی افراد مرتبط با پروژه به سرعت از آن مطلع می شوند. امکان کار بر روی اسناد پروژه در یک محیط مجازی مشترک فراهم آمده است (Shared Services). افراد درگیر در پروژه می توانند مسائل مختلف را در آن ثبت کنند و در معرض دید سایر افراد تیم پروژه قرار دهند. اطلاعات و تجربیات به سرعت تکثیر می شود. در عین حال تمامی این اطلاعات در سایت ثبت می شود. این کساله باعث می شود به مرور در خلال انجام پروژه، محتویات سایت غنی تر شود. به گونه ای که در پایان پروژه می توان به مجموعه ای ثبت شده و قابل استفاده از جریانات پروژه دست یافت. لذا در پروژه های بعدی امکان استفاده از آنها وجود خواهد داشت. خاصیت بزرگ آن همانا امکان ثبت و به اشتراک گذاری جریانات مختلف پروژه می باشد.با استفاده از این فناوری، در پایان هر پروژه می توان مجموعه ای از اطلاعات ارزشمند به رح زیر را دارا بود که در پروژه های بعدی قابل استفاده باشد :

· اعلانات مختلف پروژه در طول زمان

· سوالات و ابهامات مطرح شده و پاسخ های داده شده

· تجربیات و نظزان مختلف افراد

· اسناد و مدارک پروژه

حال در پروژه جدید کاربردهای زیر را می توان متصور بود :

· افراد جدید با مرور تجربیات ثبت شده گذشته در زمان کمتری با پروژه جدید و فرهنگ کاری سازمان همراستا می شوند

· با انواع تصمیمات اتخاذ شده در پروژه های قبلی آشنا می شوند و در صورت برخورد با سوالات جدید می توانند از آنها استفاده نمایند

· برای مشکلات مطرح شده در پروژه قبلی می توان راه کارهای جدید اتخاذ نمود

· فرم های پرکاربرد را در بخش اسناد پروژه قبلی یافت کنید و در پروژه جدید استفاده نمایید

· از افراد و تخصص هایشان مطلع شود

در محیط شیرپوینت هر فرد می تواند محیطی اختصاصی برای خود اشته باشد و در آنجا خود را معرفی نماید. در این صورت شما برای پروژه های جدید می توانید تیم های با تخصصهای مرتبط انتخاب کنید. در واقع شناخت بیشتری از افراد خواهید یافت و دسترسی شما به آنها راحت تر خواهد بود.

در پایان می توان گفت بستر شیرپوینت محیطی مجازی با امکانات مناسب برای انجام کارهای تیمی فارغ از زمان و مکان فراهم می آورد. وقایع مختلف پروژه در این محیط ثبت می شود و در معرض تحلیل دست اندرکاران قرار می گیرد.

همفکری دات کام را یکجا ببینید

آخرین به روز رسانی در جمعه ۰۳ دی ۱۳۸۹ ساعت ۱۲:۵۱
 

اشتراک همفکری دات کام

آدرس ایمیل

Delivered by FeedBurner

وب گردی همفکری

ارزش افزوده برای وب گردی روزانه همفکری

RSS

آمار و ارقام

اعضا : 1
محتوا : 35
پیوندها : 6
بازدیدهای محتوا : 185045

آرشیو مطالب